3 raisons pour lesquelles le télétravail rend la digitalisation du staffing nécessaire

Les entreprises sont forcées d’avoir recours au télétravail sans réduire le nombre de projets réalisés. Mais, les conversations informelles n’étant plus possibles, la transmission des informations et la planification des ressources deviennent un véritable casse-tête.
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3 raisons pour lesquelles le télétravail rend la digitalisation du staffing nécessaire

Dans une période aussi complexe que la crise sanitaire actuelle, les entreprises sont forcées d’avoir recours massivement au télétravail sans pour autant réduire le nombre de projets réalisés. Malheureusement, les conversations informelles qui caractérisent le travail au bureau n’étant plus possibles, la transmission des informations et l'exercice de la planification des ressources deviennent un véritable casse-tête. C’est pourquoi, en cette période de travail à domicile, il est vital pour votre entreprise de revoir son process d’allocation des ressources.

La digitalisation de ce process pourra notamment vous permettre d’économiser du temps sur la gestion du staffing, de garder un lien fort avec vos collaborateurs, et de réaliser autant de projets - si ce n’est plus - que précédemment.

digitalisation du staffing

Pour quelles raisons la digitalisation de votre process de staffing est-elle nécessaire, notamment en période de télétravail ?

1. Pour s’assurer que toutes les informations sont centralisées et à jour

Que l’on parle des informations concernant vos collaborateurs, les projets en cours ou les projets à venir, la règle est simple : chacun au sein de votre organisation doit pouvoir trouver l’information dont il a besoin.

⏳ Les responsables staffing doivent pouvoir accéder aux disponibilités et aux compétences des collaborateurs rapidement pour créer les équipes projets. Le télétravail a tendance à réduire la réactivité dans les échanges et le partage d’informations. Pourtant, ces échanges sont clés lorsque l’on souhaite staffer une équipe et gagner un projet. Il est donc nécessaire de centraliser sur un outil toutes les informations utiles à l’allocation des ressources.

📅 Les managers doivent avoir accès au planning de leurs collaborateurs et doivent pouvoir indiquer simplement aux responsables staffing que celui-ci est à jour.

💪 Les collaborateurs doivent avoir une visibilité sur leur charge de travail en cours et à venir dans les prochaines semaines et être notifiés en temps réel des modifications.

⛰ Les dirigeants doivent obtenir rapidement des données consolidées de leur activité à venir pour anticiper le staffing et tous les sujets connexes (recrutement, formation, activité partielle …). Une anticipation indispensable dans un contexte d’incertitudes.

Même si vous avez le sentiment que toutes ces informations sont déjà disponibles dans d’autres outils (SIRH, CRM, ERP…), elles doivent être centralisées dans un outil de staffing dédié afin de supporter un process d’allocation des ressources optimal.

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2. Pour supporter les réunions de staffing à distance

Acter des choix de staffing via des réunions de staffing à distance est un exercice complexe, notamment car les réunions de staffing font l’objet de discussions intenses et de manipulations en temps réel d’un grand nombre d’informations. De plus, il est courant d’observer que la fréquence des réunions de staffing s’accélère en cette période difficile car certains projets sont décalés, gelés, bloqués … Pour gagner en efficacité lors des réunions de staffing, il est nécessaire de bien les préparer et de profiter d’une solution qui actualise l’ensemble des données staffing en séance :

💫 la centralisation des demandes qualifiées de staffing émises par les managers sera simplifiée et fera gagner du temps aux responsables staffing. En effet, ils n’auront plus besoin d’aller demander spécifiquement leurs besoins à chaque manager en amont des réunions car les relances seront automatisées ;

🙋 les managers pourront directement consulter les disponibilités de leurs collaborateurs et faire des demandes de profils particuliers pour leurs projets ;

🥇 les demandes de staffing seront priorisées pour que les demandes les plus urgentes soient traitées en premier pendant les réunions ;

✅ lorsque le staffing d’un collaborateur est validé, ses disponibilités seront automatiquement mises à jour et il ne sera plus proposé pour les arbitrages ultérieurs. Tous les indicateurs de staffing sont également mis à jour ;

🔔 toutes les parties prenantes sont informées des modifications via des jeux de notifications, même celles qui n’ont pas pu être présentes lors de la réunion.

Si les réunions de staffing sont déjà complexes en présentiel dans un contexte moins incertain, réunir toutes les informations, les partager avec les parties prenantes et faire des choix de staffing à distance relève de l’impossible. Un outil digital qui permet à tous d’accéder aux informations nécessaires et de les mettre à jour au cours de la réunion permet un gain de temps considérable et une meilleure transmission des informations.

3. Pour permettre une plus grande transparence de l’activité globale

Lorsque le contexte général est rempli d’incertitudes, il est essentiel pour votre entreprise de disposer d’une excellente visibilité sur l’ensemble de l’activité pour anticiper au mieux. Au delà de l’anticipation, une solution digitalisée permettra :

1. Aux responsables staffing d’avoir une visibilité sur le staffing des autres responsables et d’être au courant des disponibilités des collaborateurs extérieurs à leur BU/département. Ce décloisonnement permet aux responsables staffing d’être plus réactifs dans la création des équipes projets en allant chercher les ressources manquantes dans d’autres départements et de ne plus refuser de projet par manque de ressources.

2. Aux collaborateurs d’être mieux informés des projets en cours et à venir et de ne plus découvrir leurs affectations au dernier moment. Le process de staffing est perçu comme beaucoup plus transparent et engageant pour les collaborateurs, et leur permet de garder un lien fort avec le reste de leur équipe, voire d’être acteur de leur staffing en indiquant leurs aspirations et leurs intérêts pour des projets particuliers.

3. L’accès et la visibilité sur les formations disponibles qui pourront être utilisées par tous pour monter en compétences sur des domaines spécifiques et porteurs pour votre entreprise.

4. De se substituer en partie aux discussions informelles autour du staffing et de conserver le lien entre les équipes.

Digitaliser votre staffing c’est centraliser les informations importantes pour anticiper votre activité et vos besoins, être en mesure de mutualiser efficacement vos ressources, rendre vos réunions de staffing productives et améliorer la visibilité sur un process critique à tous les niveaux de votre entreprise.

Des actions importantes à mettre en place face à la situation actuelle de télétravail général et qui vous permettront d’optimiser l’allocation de vos collaborateurs sur les projets, en tenant compte de leurs disponibilités, leurs compétences et leurs aspirations. C’est également le premier pas vers la mise en place d’un système de cross-staffing, qui peut s’avérer plus que pertinent dans la conjoncture actuelle.


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