5 étapes pour construire une cartographie de compétences qui vous ressemble

Les entreprises sont forcées d’avoir recours au télétravail sans réduire le nombre de projets réalisés. Mais, les conversations informelles n’étant plus possibles, la transmission des informations et la planification des ressources deviennent un véritable casse-tête.

Pour répondre à leurs besoins opérationnels de plus en plus spécifiques, les entreprises recherchent désormais davantage de collaborateurs en fonction de leurs compétences que de leur métier. L’enjeu principal consiste à mettre en adéquation les besoins de compétences des entreprises et celles détenues par leurs collaborateurs.

Dans ce contexte, il apparaît donc important pour l’entreprise de disposer en temps réel d’une cartographie dynamique de compétences. Cette cartographie va notamment permettre d’identifier les compétences maîtrisées par chacun des collaborateurs, les niveaux d’expertise associés, les compétences en tension …


Une cartographie dynamique de compétences est un outil d’aide à la décision indispensable quand il s’agit de définir des plans stratégiques de recrutement ou de formation.

PickYourSkills est une solution intelligente de planification des ressources par les compétences déployée auprès de 15 000 collaborateurs dans le monde. En particulier, PickYourSkills accompagne ses clients dans la construction et le maintien d’une cartographie dynamique exhaustive et à jour des compétences de leurs collaborateurs pour les aider dans leurs choix RH.

Nous vous partageons dans cet article nos conseils pour construire une cartographie dynamique de compétences à partir des bonnes pratiques observées chez certains de nos clients.

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Pas le temps de lire l'article ? Consultez notre infographie : 5 étapes pour construire une cartographie de compétences qui vous ressemble.

Qu'est ce qu'une cartographie dynamique de compétences ? 🤔

Une cartographie dynamique de compétences est une photographie à un instant T de l’ensemble des compétences de l’entreprise. Elle permet de déterminer les savoirs, savoir-faire et savoir-être de chaque collaborateur.

Cette cartographie s’appuie sur une liste de compétences préétablie par la structure, que l’on appelle référentiel de compétences. Les collaborateurs peuvent parcourir ce référentiel et indiquer les compétences qui leurs sont propres.

Si vous avez déjà entendu parler de cartographie dynamique des compétences, il convient de rappeler quels sont ses principaux objectifs RH et opérationnels et comment s’en servir efficacement.

Construire et gérer sa cartographie dynamique de compétences.

Pourquoi est-il essentiel de disposer d’une cartographie dynamique de compétences digitale ? 💡

Comme nous l’avons suggéré plus haut, une cartographie dynamique de compétences est un outil opérationnel fort qui permet à une entreprise de mettre en place 6 actions fondamentales.

👅 Disposer d'un langage commun à l'entreprise

Les compétences de l’entreprise sont réunies dans un socle commun cohérent et documenté. De facto, toutes les parties prenantes de l’entreprise disposent d’une seule et unique définition par compétence. Si un chef de projet demande à son manager un collaborateur disposant d’une expertise en "Infra" ou en "Change", il faut qu'à la fois le chef de projet, le manager et les collaborateurs qui déclarent leurs compétences aient la même définition de ces termes. Plus de quiproquo ni de perte d’informations !

🌀 Réunir les informations sur les compétences des collaborateurs au même endroit pour favoriser le partage de connaissances entre pairs

Si nous reprenons l’exemple précédent, la cartographie dynamique de compétences doit permettre d’identifier immédiatement les collaborateurs disposant des compétences “Infra” et “Change”. Ces profils identifiés, il devient possible de les solliciter sur un sujet précis ou de les mobiliser sur un projet.

📊 Anticiper et prendre des décisions grâce à un ensemble de données objectives

En visualisant les compétences nécessaires à l’entreprise et celles disponibles, il est plus simple d’établir des plans de formation et de recrutement efficaces. Ces décisions s’inscrivent dans une logique de Strategic Workforce Planning.

🏁 Proposer aux collaborateurs des parcours de carrière personnalisés

Plus la connaissance des compétences de chacun est fine, plus les plans de développement des compétences proposés (“Upskilling”) pourront être individualisés.

📈 Suivre dans le temps la progression de vos collaborateurs

Pour mesurer les impacts des actions RH, il convient de suivre comment évoluent les compétences de chacun de vos collaborateurs.

🌟 S’assurer qu’un collaborateur puisse exercer son métier

Pour certaines tâches, le droit, au sens strict du terme, impose que le collaborateur en ayant la charge dispose de certaines certifications. C’est très fréquent dans l’industrie notamment. Il est alors indispensable de suivre les habilitations de chacun d’eux et s’assurer qu’elles soient valides.

Autant de bonnes raisons pour définir un référentiel de compétences et cartographier les compétences de vos collaborateurs. Il convient de rappeler que tous ces objectifs sont corrélés au fait que votre cartographie dynamique de compétences soit à jour. Ceci est indispensable. Nous vous expliquons plus loin comment faire.

Étape 1 : Préparer le terrain

Avant de se lancer dans le vif du sujet, il faut s’assurer de la mise en place de certains prérequis nécessaires à la bonne construction de votre cartographie dynamique des compétences.

🎯 Définir le ou les objectifs derrière la construction de votre cartographie dynamique de compétences, selon le contexte propre de votre entreprise

Voici quelques exemples d’objectifs macro :

• Prévoir les besoins de recrutement et de mobilité interne
• Déterminer les besoins de formation
• Repérer les bons profils pour pourvoir un poste
• Constituer des équipes projets compétentes pour répondre à des appels d’offre
• Anticiper des pertes d’expertises liées à des départs ou indisponibilités (turnover, retraites, collaborateurs indisponibles)
• Préparer les entretiens annuels
• S’assurer que les certifications / habilitations de chacun soient à jour

Voici quelques exemples d’objectifs pour le collaborateur :

• Promouvoir l’auto-évaluation
• Servir de support pour le management
• Indiquer ses souhaits de développement et ses aspirations
• Visualiser les compétences sur lesquelles s’améliorer pour évoluer dans l’entreprise

Répondre rapidement aux appels d'offres.


🙋 Désigner un groupe de travail référent

Dans les petites structures (< 50 collaborateurs), il peut s’agir d’une personne seule qui dédie 2 à 3 heures de son temps à la mise en place de ce projet.
Dans les plus grosses entités (> 50 collaborateurs), mieux vaut désigner un groupe de quelques personnes issues de différents métiers sur ce projet : un responsable en recrutement, un responsable en formation, un directeur opérationnel, des managers, par exemple.

🎬 Déterminer le champ d’action.

Souhaitez-vous construire une cartographie dynamique de compétences pour l’ensemble de votre entreprise ou seulement pour un département donné ? Dans le cadre d’un suivi des habilitations par exemple, il peut être pertinent de réduire la cartographie à la population concernée. Toutefois, pour l’ensemble des objectifs macro listés plus haut, il convient d’inclure l’ensemble de vos collaborateurs dans l’exercice. A vous de déterminer clairement en amont la population cible selon les objectifs de votre cartographie.

Étape 2 : Définir la structure du référentiel de compétences

Avant de s’attaquer aux compétences pures, partons de la structure globale du référentiel de compétences qui supporte la cartographie.

Chez PickYourSkills, nous recommandons à nos clients de démarrer par un référentiel de compétences simple et parlant pour l’ensemble des parties prenantes : Managers, Collaborateurs, Responsables planning, RH.

En particulier, il convient d’éviter les référentiels à tiroirs qui découragent ceux qui les parcourent et dont le maintien est extrêmement lourd.
Exemple : Catégorie A > Sous-catégorie A > Compétence B > Sous-compétence B

Nous vous conseillons de mettre en place une structure simple à deux niveaux : Catégories de compétences ➡ Compétences

Voici les règles de base définies par PickYourSkills pour définir cette structure :

✅ Entre 10 et 20 catégories selon la taille de votre entreprise pour faciliter l’expérience de vos collaborateurs

✅ 20 compétences par catégorie en moyenne pour que le référentiel reste concis et navigable :
un maximum de 250 compétences pour une entreprise de moins de 500 collaborateurs
un maximum de 400 compétences pour une entreprise de plus de 1000 collaborateurs

✅ Entre 1 et 4 systèmes de notation des compétences (langues / certifications / hard skills / soft skills)

L’aspect le plus important à garder en tête pour construire cette structure est de rester très cohérent avec votre organisation interne. Par exemple, en choisissant des catégories de compétences transverses et des catégories de compétences spécifiques aux différents pôles d’activité.

Chez PickYourSkills, les catégories de base que nous recommandons à nos clients sont les suivantes :

• Secteurs d'activité
• Type de projet / mission
• Outils IT
• Langues
• Certifications
• Méthodologies

Des référentiels externes tels que celui de l’APEC, ou encore celui de la CIGREF peuvent éventuellement servir de point de départ pour construire votre propre référentiel, à condition d’adapter cette base à votre propre contexte ce qui demandera de l’énergie. Nous observons que les référentiels de compétences les plus efficaces sont ceux construits ex nihilo grâce à des échanges riches entre opérationnels et responsables RH.
Si vous avez des doutes sur la structure de votre référentiel de compétences à adopter, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous vous partagions quelques bonnes pratiques identifiées au fil du temps chez nos différents clients.

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Étape 3 : Déterminer un système de notation propre à chaque compétence

"Ce qui ne se mesure ne se gère pas."
Peter Drucker

Il est primordial d’attribuer un système de notation à chaque compétence identifiée afin de reposer sur une cartographie réellement objective et exploitable.
Une fois la structure globale du référentiel de compétences définie, il faut donc attribuer à chaque compétence une norme d’évaluation avec des critères objectifs et quantitatifs pour éviter aux collaborateurs de se sous-évaluer / surévaluer.

Ces critères de notation peuvent être différents selon la catégorie ou la compétence en question :

• Pour les secteurs et activités, le nombre d’années d’expérience peut être retenu, ou encore le nombre de projets réalisés dans ce secteur.
• Pour les langues, l’échelle d’évaluation du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (CECRL) est la plus répandue.
• Pour les certifications, optez pour un système d’évaluation binaire en “vrai / faux” - autrement dit “je suis certifié / je ne suis pas certifié” - ou reprenez les échelons parfois donnés par ces dernières.
• Pour la maîtrise d’outils particuliers, une échelle de notation spécifique pourra être attribuée.

Ce système de notation va permettre de faire reposer le référentiel sur une base normée commune et objective et va permettre aux collaborateurs de s’auto-évaluer en respectant des critères normés et objectifs.

Étape 4 : Donner la main aux collaborateurs

Il serait possible de construire une cartographie dynamique des compétences sans collecter directement les informations des collaborateurs, par exemple sur la base de la connaissance des managers ou des responsables RH. Toutefois cela est sous efficient. En effet, si le référentiel des compétences est normé et objectif chaque collaborateur peut facilement indiquer les compétences qu’il détient et son niveau d’expertise sur chacune d’entre elles.

Remettre les collaborateurs au cœur de la gestion de projets a également plusieurs vertus :

📜 Disposer d’une vision plus exhaustive des compétences d’un collaborateur. Nous avons observé auprès de nos clients que lorsque le collaborateur déclarait lui-même ses compétences, le nombre de compétences déclaré était significativement plus élevé que lorsqu’une personne tierce le faisait pour lui (65% plus élevé en moyenne).

✨ Capter les aspirations et souhaits de développement de vos collaborateurs. Ces informations sont précieuses et permettent de dessiner des plans de développement individualisés.

👍 Maintenir à jour le référentiel des compétences. Lors de la déclaration de ses compétences, le collaborateur doit pouvoir suggérer de nouvelles compétences auxquelles les référents n’auraient pas pensé. Ces remontées d’informations peuvent s’avérer cruciales car un collaborateur peut apporter sa connaissance spécifique de nouveaux outils ou nouveaux langages acquis sur le terrain, et non détectés jusqu’alors. Le référent doit pouvoir décider d’inclure ou non les nouvelles compétences suggérées. Dans un monde où les compétences évoluent très vite, l’appui des collaborateurs est indispensable pour maintenir à jour un référentiel des compétences.

Étape 5 : Faire vivre votre cartographie

Une fois votre première campagne de cartographie des compétences finalisée, intégrez sa mise à jour dans vos processus de management, votre cercle de feedback et vos processus décisionnels en RH et GPEC. Il s’agit de rendre cette cartographie dynamique et de la pérenniser dans le temps.

Quelques exemples de situations qui vous permettront d’avoir une cartographie actualisée, activable et pérenne :

• mettre à jour les niveaux de compétences des collaborateurs lors des évaluations annuelles et des évaluations de fin de projet ;
• actualiser les compétences, certifications, habilitations des collaborateurs automatiquement sur la base des dernières formations suivies ;
• valider ou modifier les niveaux d’expertise déclarés par les collaborateurs grâce aux feedbacks des managers ;
• informer les collaborateurs par email lorsque de nouvelles compétences sont ajoutées au référentiel de compétences afin qu’ils puissent facilement les déclarer sur leur profil, si besoin.

En parallèle, maintenez votre référentiel des compétences à jour :

• laisser la possibilité aux collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences ;
• mettre en place un comité d’évolution du référentiel avec l’ensemble des parties prenantes tous les 6 mois afin de décider des compétences à ajouter, ou à supprimer ou à fusionner.

En résumé

Disposer d’une cartographie dynamique des compétences est une nécessité pour aligner vos choix RH avec vos enjeux opérationnels. Elle vous permet de connaître précisément vos équipes, de savoir quels profils et quelles compétences attribuer à quels projets, et de rendre vos collaborateurs acteurs de leur évolution professionnelle. La mise à jour de la cartographie est un enjeu primordial, seule une solution numérique et intégrée à vos process (feedbacks projets, évaluations, formations …) vous permettra d’atteindre cet objectif.

PickYourSkills accompagne les entreprises agiles dans la construction d’un référentiel de compétences personnalisé. De ce référentiel naît en 2 semaines une cartographie dynamique de compétences complète, pierre angulaire de la stratégie des politiques de montées en compétences, recrutements, formations. En s’intégrant à leurs process, PickYourSkills permet à ses clients de faire vivre la cartographie automatiquement au fil du temps.

Pour savoir comment PickYourSkills vous accompagne dans la création d'une cartographie de compétences personnalisées à votre entreprise, demandez à échanger avec un expert.

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