5 idées reçues sur le logiciel de staffing, outil indispensable des organisations en mode projet
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Estelle
Content manager
July 20, 2022
5 min
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Si vous recherchez la définition d'un logiciel de staffing sur Google, vous obtiendrez des éléments concrets quant au fonctionnement de l'interface. Cependant, malgré de nombreux articles sur le sujet, nous avons la surprise de voir ressurgir les mêmes clichés sur le logiciel de staffing. Celui-ci a la vie dure ! Nous avons décidé de créer cet article pour lui rendre justice. Et aussi pour ne plus confondre le logiciel de staffing avec d’autres types de logiciel… Le point au sein de cet article !
Faux !
Le logiciel de staffing n'est pas uniquement réservé aux responsables staffing. Il est généralement utilisé par différents acteurs de l’entreprise, qui y tirent différents avantages dans le cadre de la gestion de projet, comme le collaborateur, la comité de direction, mais aussi :
L’outil vous permet de centraliser toutes les données liées à la charge globale et individuelle de vos collaborateurs. Vous visualisez l’ensemble des ressources disponibles et pouvez ainsi prioriser vos projets en conséquence. Sans compter que vous développez votre activité en anticipant sur vos besoins pour les projets à venir.
Le logiciel de staffing permet de centraliser toutes les informations concernant les compétences et les aspirations de vos équipes et de visualiser l’impact de ces dernières sur le business et l’opérationnel. Cela vous permet de mettre en perspective les informations de votre SIRH avec la réalité du terrain et de mettre en place les meilleurs plans de formation et de mobilité. Naturellement, vous suscitez plus d'engagement chez vos collaborateurs.
La centralisation des informations vous permet de gagner du temps quant à l’expression de vos besoins en termes d’équipe projet et vous permet de réaliser des demandes précises et complètes. Vos demandes sont automatiquement envoyées à votre responsable staffing qui peut rapidement y répondre. Le développement de l'activité est en conséquence plus rapide, assurant une productivité et une performance de haut vol !
Le logiciel permet également aux membres d'une équipe d'avoir une vision claire de la composition de cette dernière. De plus, l'ensemble des collaborateurs peuvent facilement identifier les missions qui les intéressent ainsi que les possibilités de développement de leurs compétences, ce qui favorise la transparence et l'autonomie des collaborateurs quant au process de staffing.
Bien entendu, l’ensemble de ces pôles ne sont pas opaques l’un à l’autre. De nature, le logiciel de staffing est accessible à tous pour permettre une collaboration 360.
Le logiciel de staffing est donc un outil important pour simplifier les tâches de planification des besoins en personnel, de dotation des projets, de développement des compétences et de gestion des compétences. Ce faisant, il est utile aux entreprises de toutes tailles pour maximiser la performance des projets. Choisissez un fournisseur proposant des structures de prix flexibles et des processus d'embarquement conviviaux afin de profiter rapidement et pleinement des avantages du logiciel. Il est important que les collaborateurs et les managers aient toujours la possibilité de communiquer entre eux en personne. Toutefois, les logiciels de répartition des projets peuvent améliorer la communication en fournissant une plate-forme centrale pour la gestion des informations et des demandes.
Faux !
Le logiciel de staffing est utilisé dans le cadre de la gestion de projet. En ce sens, s'il n'était pas connecté aux autres outils de l'entreprise, il serait ne serait pas en mesure de prendre en compte l’ensemble des données nécessaires à la planification.
Le responsable staffing devrait alors double saisir les informations dans l’outil de staffing à la main, ce qui serait contre-productif. Sans compter que maintenir la base de données à jour deviendrait très rapidement chronophage. Le logiciel de staffing peut être connecté à différents outils d’entreprise : CRM, ERP, SIRH, LMS, ATM, ATS… Chez Napta, nos équipes se chargent d’inclure les interfaçages lors du déploiement du logiciel dans votre entreprise.
Faux !
L’implémentation d'un nouvel outil, comme le logiciel de staffing, peut susciter de nombreuses inquiétudes auprès des plus grandes structures. Ces inquiétudes sont liées aux habitudes au travail, qui peuvent être profondément changées : nouvel outil à prendre en main, nouveaux process, nouvelles bases de données, etc.
Mais pas de panique : comme pour tout projet, le déploiement d'un outil nécessite une méthodologie précise, apportée par votre éditeur. Le changement ne se fait pas du jour au lendemain et surtout, vous êtes accompagné du début à la fin !
À ce sujet, nous avons créé la checklist pour la conduite du changement pour vous accompagner sur ce sujet !
Faux !
Nous abordions dans le point précédent le déploiement de l'outil au sein de l'entreprise, qui amène à la question de sa prise en main par les équipes. La seconde inquiétude liée à son déploiement est souvent la formation qui peut en découler : en combien de temps ? Avec qui ? Le temps de formation ne va-t-il pas envahir sa charge de travail et mentale ?
Et bien non ! La formation à un logiciel de staffing est capitale pour assurer l'adoption, mais il ne faut pas percevoir la formation au logiciel de staffing comme une perte de temps. Il est plus difficile d’apprécier votre nouvel outil, si vous ne le maîtrisez pas…
Chez Napta, nous privilégions la formation via des ambassadeurs choisis dans votre entreprise. Ces derniers sont épaulés par nos formateurs pour les accompagner à la découverte de l’outil de staffing. A l’issue de la formation, vous possédez en interne des experts sur le maniement de l’outil de staffing. Un processus gagnant-gagnant, qui vous permet de réaliser votre transition numérique à votre rythme, pour un démarrage en douceur.
Et… Faux !
Chaque outil de staffing possède un socle solide pour mener à bien votre planification de projet. A côté de ce socle, de nombreuses fonctionnalités peuvent être implantées en cours de route. Le plus important est de garder en tête que chaque fonctionnalité peut être adaptée à votre usage. Les logiciels de staffing comme Napta développent chaque semaine de nouvelles fonctionnalités sur la base des retours des utilisateurs. C’est pourquoi il est très important de toujours choisir votre outil sur la base de ses fonctionnalités mais aussi au regard de sa roadmap !
Pour ne pas faire d’impair, nous vous recommandons de commencer par créer un cahier des charges. Ce dernier doit être créé par une partie prenante du projet, ou par un représentant d’un pôle de l’entreprise. Les collaborateurs choisis ont la lourde tâche de choisir les fonctionnalités immuables au projet, celles qui sont négociables et enfin, celles qui peuvent être en option. Vous déterminez ainsi mieux le budget pour votre logiciel de staffing, ainsi que les nouveaux process que vous souhaitez mettre en place dans l’entreprise.
Malgré son nom, le logiciel de staffing n’est pas uniquement à destination des missions liées au staffing, mais à la gestion de projet dans sa globalité. Un logiciel de qualité est interconnecté, afin d’être utilisé par l’intégralité des collaborateurs de votre entreprise. La difficulté de son déploiement ne dépend pas de sa taille, mais de la capacité de l’entreprise à réussir sa conduite de changement.
Si vous avez d’autres questions sur le logiciel de staffing, contactez sans tarder nos équipes ! Nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les plus brefs délais.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez notre infographie "Pilotage du staffing : 5 modes d'organisation"
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
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