Les 3 erreurs les plus courantes en gestion du planning
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Estelle
Content manager
May 30, 2022
4 min
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Dès qu'il est question de gestion du planning, les erreurs s'accumulent très facilement. Les responsables staffing, planning ou ressources humaines pourront vous le confirmer. Au moment d'organiser les plannings de vos équipes projets, la première réalisation est non seulement la plus douloureuse, mais aussi la plus longue. Pas de panique ! Si vous vous lancez dans la création d'un planning prévisionnel, des solutions sont faciles à mettre en place. Voici un aperçu des trois erreurs les plus courantes avec un logiciel de planning.
Premier défi de taille de votre gestion du planning : respecter le temps associé à chaque mission de votre projet. Il n'est pas rare que les chefs de projet ou managers aient pour habitude de définir un laps de temps pour chaque mission, sans prendre en compte de nombreux paramètres :
Certaines missions peuvent paraître plus rapides à réaliser que d'autres. En conséquence, afin d'accélérer le projet, les missions ne sont pas classées par priorité mais par temps de réalisation. Une erreur classique, mais qui peut avoir de lourdes conséquences pour votre projet.
Il est important de classer par objectif les différentes missions que vous devez réaliser, ainsi que leur difficulté d'exécution au sein de votre gestion du planning. En associant ces différents critères ensemble, vous établirez mieux votre planning prévisionnel.
En conséquence d'une mauvaise gestion du temps, les collaborateurs se retrouvent rapidement surchargés et dans l'urgence de l'exécution des tâches. En ne réalisant pas les missions par priorité, vous risquez un travail « à moitié fait », déclenchant de la frustration et du stress.
De nombreux managers et collaborateurs saisissent les informations manuellement. Bien que cette pratique soit dans la perspective de bien faire, elle ne permet pas de remonter les informations à l'ensemble des parties prenantes de chaque projet.
La conséquence d'une telle méthode de travail est multiple. Elle est marquée par une perte de temps des responsables des plannings, qui ne cesse de courir après les informations manquantes (congés, absence, délai des projets, etc). Ils vont rechercher ces informations dans tes outils annexes tels que : l’ERP, le CRM ou encore le SIRH. À son tour, le responsable RH intègre manuellement l'ensemble des informations dans un Excel de planning. Une saisie au détriment d'une saisie d'erreur plus importante, sans compter de la perte d'information. En effet, Excel ne récupère pas les informations automatiquement. Le document devient très rapidement obsolète. Le responsable RH doit rechercher une nouvelle fois toutes les informations manquantes, perdant un temps précieux.
Avec un outil de planning, vous pouvez récupérer automatiquement toutes les données des outils tiers utilisés par entreprise. Les mises à jour sont faites automatiquement et transmises à l’outil central. Vous assurez des données fiables en temps réel.
Dans l'optique de réaliser un projet rapidement, les responsables des plannings se basent sur un unique critère pour planifier leur projet. Le critère le plus souvent repris est la disponibilité des ressources (donc des collaborateurs), sans prendre en compte leurs compétences, leur intérêt pour la mission ou leurs aspirations.
Si le monocritère semble très séduisant à première vue, il reste cependant responsable de nombreux points bloquants lors du déroulement du projet.
Les responsables des plannings se basent sur un seul critère pour planifier les projets : la disponibilité des ressources (des collaborateurs). Ils ne prennent pas en compte ni leurs compétences, ni leur intérêt, ni leurs aspirations. Un véritable risque pour le succès du projet.
La solution est d’adapter un outil de gestion du planning, qui permettra d’avoir une vision plus exhaustive des éléments nécessaires à la planification comme les disponibilités des collaborateurs, mais aussi la cartographie des compétences (avec aspirations, niveau d'expertise, etc), les intérêts ou désintérêts pour un projet / client, etc.
Un outil de gestion du planning permet d'avoir une vue exhaustive des éléments nécessaires à la planification comme les dispos des collaborateurs mais aussi la cartographie des compétences (avec aspirations, niveau d'expertise, etc), les intérêts ou désintérêts pour un projet / client, etc.
Si vous vous lancez dans la gestion du planning, n'oubliez pas que vous devez toujours garder du temps pour vous et de partager vos outils de planning. Vous évitez ainsi la procrastination et un stress généralisé au sein de l'entreprise.
Notre recommandation ? L’installation d'un logiciel de planning au sein de votre entreprise et de les partager à tous vos collaborateurs, sans exception. C’est la meilleure solution pour assurer le développement des compétences du pilotage de l'outil. Ainsi que d’uniformiser et de fluidifier les process internes.
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