Plan de charge : un outil puissant pour piloter votre activité

Tirez parti de toutes les possibilités de votre plan de charge, pour piloter votre activité avec dextérité : gestion des ressources, du planning et des collaborateurs.

La tenue d’un projet demande de grandes capacités d’analyse. Or, toutes les entreprises n’ont pas le temps de vérifier toutes les données liées au projet ! C’est à cette étape qu’intervient le plan de charge, assurant le suivi et le pilotage du projet.

 Avec cet outil opérationnel, vous limitez les erreurs. Une bonne chose pour tout projet, quand on sait qu’une seule peut avoir des conséquences irréversibles sur la rentabilité d’une entreprise. 

Définition d’un plan de charge 

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Un plan de charge se définit comme un outil opérationnel. Il est piloté par les responsables des opérations, les responsables staffing, ainsi que les chefs de projet / managers. 

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Son objectif est d’apporter de la visibilité sur différents critères concrets :

• Les parties prenantes du projet. Ces derniers se constituent des dirigeants, des managers et des collaborateurs. 
• Le temps alloué à chaque collaborateur pour réaliser sa mission globale (mois, semaine, jour). 
• La marge admise, entre toutes les étapes du projet, de sa réalisation à sa concrétisation. À noter que les intervenants ajoutent toutes les incidences potentielles, qui peuvent provoquer des retards des livrables clients.

Les enjeux d’un plan de charge pour piloter ses projets

Comme dit précédemment, un plan de charge pilote le projet de votre entreprise. Sa mauvaise gestion, l’absence de visibilité des collaborateurs, ou le manque de croisement des données sont responsables de ralentissement dans la gestion de projet. De ce fait, 2 enjeux principaux ressortent autour du plan de charge.

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Le pilotage du projet

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Le pilotage du projet est un véritable casse-tête. Il doit assurer la parfaite cohésion entre :

• Les collaborateurs prenants une part active au projet,
• Les délais de chaque étape du projet, 
• Les contraintes matérielles, techniques et humaines,
• Les projets en cours et ceux à venir, qui peuvent impacter les projets en cours, 
• La charge de travail, avec une juste répartition de celle-ci ou, à défaut, la possibilité de redistribuer les missions, etc. 

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Les responsables staffing “jouent avec le feu” lorsqu’ils prennent de lourdes décisions. Détenir l’ensemble des informations nécessaires aux grandes prises de décisions est capital pour la poursuite du projet. 

L’enjeu du plan de charge est d’être un instrument de pilotage de l’activité de poids auprès des dirigeants. Il mesure les charges exactes à la maille de chaque projet, ainsi qu’à la maille de l’entreprise. Accompagnée par cet outil, la prise de décision est plus pertinente, mais surtout assure des décisions plus rentables pour l’entreprise. 

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L’anticipation

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C’est là qu’intervient le second enjeu : l’anticipation. Les responsables staffing n’ont d’autres choix que de mettre en place des scénarios concrets pour assurer la continuité de tous les projets. Ainsi, ils mettent en place via l’outil de plan de charge des reportings dynamiques en vue d’analyser les besoins futurs. 

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L’objectif ? Que les besoins financiers, matériels et humains soient couverts tout le long du projet. Lors de la fin de projet, l’efficacité du plan de charge dépend des résultats obtenus. L’étude de la différence, entre le simulé et le réel, permet de corriger le tir sur les prochains projets. 

L’anticipation du projet permet d’estimer le chiffre d’affaires et les bénéfices générés par les équipes, de limiter les erreurs humaines et de réajuster la gestion du projet à tous les niveaux (prise de décision, répartition des missions, recrutement, congé…).

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