Pourquoi développer son propre outil de staffing est une fausse bonne idée ?

Lorsqu’il devient nécessaire d’investir dans un nouveau logiciel de staffing, il est normal de se demander s’il n’est pas plus économique et rapide de développer son propre outil. La réalité montre qu’il est préférable d’investir dans un logiciel de staffing externe dédié.
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Pourquoi développer son propre outil de staffing est une fausse bonne idée ?

Lorsqu’il devient nécessaire d’investir dans un nouveau logiciel de staffing - car les fichiers Excel utilisés jusqu’alors ne sont plus assez robustes - il est normal de se demander s’il n’est pas plus économique et rapide de développer son propre outil plutôt que passer par une solution du marché pour s’assurer de sa qualité et de son adéquation à ses besoins. Une question légitime, mais la réalité montre qu’il est très souvent préférable d’investir dans une solution externe dédiée. Nous vous expliquons ici pourquoi.

Parce que la construction de son propre logiciel est coûteuse

Des coûts très élevés...

Développer un outil “de zéro” nécessite une équipe projet dédiée (un responsable produit, un UX/UI, des développeurs...). Dès lors, un choix s’impose : externaliser complètement la construction de l’outil ou l’internaliser (dans le cas où votre entreprise dispose des ressources nécessaires, généralement des entreprises de prestations de services).

Voici les coûts que pourrait représenter le développement d’un logiciel de staffing si nous considérons les hypothèses (très optimistes) suivantes :

🛠 la construction de la solution de staffing mobilise une équipe projet de 5 personnes aux profils complémentaires ;

📅 l’équipe projet est mobilisée sur une année à temps plein, ce qui représente 1 100 jours de travail en considérant que chaque personne travaille 220 jours dans l’année en moyenne.

Si le développement est externalisé‍

Le prestataire vous facturera un TJM (Taux Journalier Moyen) d’environ 600€ HT par personne, fourchette basse des prix proposés par des entreprises de prestations de services spécialisées dans le domaine de l’IT. Les 1 100 jours de travail représenteraient dès lors un budget de 660 000€ HT (1 100 x 600€ HT).

Si le développement est internalisé

Si vous faites le choix d’affecter des collaborateurs en interne sur le projet, les 660k€ HT que vous pensez économiser en vous passant de prestataires externes représentent en réalité une perte de chiffre d’affaires significative. En effet, vos collaborateurs travailleront à temps plein sur le développement de l’outil et non sur des projets clients, projets sur lesquels vous auriez pu les facturer.

Le coût réel du projet dépend du CJM (Coût Journalier Moyen) des collaborateurs en question. Le marché montre que le CJM moyen dans les entreprises de services est de 300€.

Ps : pour calculer un CJM il suffit de diviser le salaire annuel chargé moyen d’un collaborateur par 220 (le nombre de jours ouvrés travaillés par an en moyenne).

Si nous reprenons les hypothèses précédentes, le coût du développement interne s’élève à 330 000€ (1 100 x 300€).

… qui engendrent un développement précipité

Puisque le temps consacré à la construction de la solution “coûte” cher, l’équipe projet va devoir aller à l’essentiel : répondre aux cahiers des charges selon les besoins actuels ni plus ni moins, sans prendre le temps d’anticiper les évolutions futures des process de l’entreprise. Le risque est donc d’avoir à gérer, a posteriori, une quantité non négligeable d’imprévus (nouveaux besoins, nouvelle gestion des droits, nouveaux outils auxquels se connecter…) qui viendront interférer avec la V1 du logiciel de staffing.

Ps : s’ajoute au strict développement technique de la solution, le temps passé à l’onboarding de l’ensemble des collaborateurs pour assurer la bonne adoption de l’outil. L’efficience d’un logiciel de staffing dépend de l’utilisation qui en est faite et des données qui y sont saisies, la phase d’onboarding est donc critique. Pour une entreprise de 100 collaborateurs, la personne chargée de l’onboarding devra compter en moyenne 1 jour par semaine dédié au sujet sur une période de 6 mois, période qui peut être plus ou moins longue en fonction du nombre de personnes impliquées dans le process de staffing.

Parce que la maintenance est difficile et que vos besoins évoluent

Si vous avez développé votre logiciel en interne

🕓 Une maintenance chronophage

La gestion des bugs (qui sont inhérents à tout projet IT) représente un temps non négligeable investi dans le maintien de l’outil plutôt que sur des projets clients. En moyenne, il faudra consacrer une demi-journée par semaine à la maintenance du logiciel de staffing. Cela représente 26 jours de travail par an soit 7,8k€ (26 x 300€) supplémentaires / an si nous reprenons les mêmes hypothèses que précédemment. Autre coût loin d’être anodin mais souvent oublié : si les collaborateurs qui ont développé la solution viennent à quitter votre entreprise, les connaissances et les compétences nécessaires au maintien du logiciel partiraient avec eux, il faudrait alors consacrer beaucoup de temps et d’énergie à la formation de nouvelles personnes sur le sujet.

😪 Un outil qui ne s’adapte pas facilement

Comme votre entreprise et vos process, votre outil va être amené à évoluer. Vous allez avoir besoin de créer de nouvelles fonctionnalités auxquelles vous n’auriez pas pensé lors de son développement initial. La création de ces nouvelles fonctionnalités et leur intégration dans le logiciel de staffing nécessiteront une nouvelle fois la mobilisation de l’équipe projet, et vous feront connaître les mêmes biais que lors du premier développement.

✖ Un outil non connecté

Si vous ajoutez de nouveaux outils à vos systèmes informatiques, cela engendrera de nouvelles modifications puisqu’il faudra y connecter l’outil de staffing. Autant d’interfaçages qui n’auront pas été pensés dès le départ et qui seront chronophages - 10 jours en moyenne de travail pour un interfaçage standard.

Si vous avez choisi de faire appel à des prestataires externes

Dans ce cas, chacune des modifications que vous voudrez apporter à l’outil de staffing fera l’objet d’une nouvelle mobilisation, et donc de coûts supplémentaires. D’ailleurs ces modifications n’étant pas instantanées, elles rallongeront le temps pendant lequel vous utiliserez difficilement votre solution avec le risque de potentiellement dégrader votre taux de staffing et donc votre chiffre d’affaires.

Pour aller plus loin

Si nous avons vu que développer, maintenir et faire évoluer son propre outil de staffing est coûteux, il faut aussi considérer les points suivants :

📃 légal : votre DPO doit suivre le sujet de près d’un point de vue RGPD / sécurité puisque des données personnelles seront nécessairement stockées dans l’outil de staffing.

🧑 expérience utilisateur : l’interface doit être suffisamment UX friendly pour assurer l’adoption parfaite de votre outil auprès de l’ensemble des collaborateurs et assurer l’efficience du process de staffing. Trop souvent les outils développés délaissent cet aspect pour raccourcir le temps de développement et tombent à l’eau car non utilisés. L’investissement dans le projet est donc totalement perdu.

risques d’erreurs : une mauvaise appréciation de toutes les petites subtilités à intégrer en tant que paramètres dans l’outil de staffing peut engendrer de lourdes pertes d’activité et/ou fausser vos analyses. Une solution experte du staffing vous permettra d’intégrer tous ces cas particuliers sans risque.

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