Quels sont les enjeux de la gestion du planning pour votre entreprise ?
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Estelle
Content manager
June 13, 2021
3 min
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La création d’un planning est unique à chaque entreprise. En effet, sa mise en forme, ainsi que ses différentes fonctionnalités lui sont entièrement dédiées. En toute logique, il est important que vous réfléchissiez à un logiciel de planning en phase avec vos besoins. Mais quels sont les enjeux qui s’y cachent ? Napta fait le point dans cet article !
La gestion du planning impacte directement toutes les stratégies de l’entreprise. C’est pourquoi la création d’un planning sur mesure implique, quelle que soit la taille de votre entreprise, d’être personnalisée, pour ainsi pouvoir répondre à 3 enjeux fondamentaux :
Le ou les responsables des plannings doivent être soutenus dans leur travail au quotidien. Il faut que le process de gestion du planning soit automatisé. Ainsi, les informations collectées sont mises à jour à l’instant T, facilitant le travail des responsables RH et managers.
Si le logiciel de gestion du planning ne remplit pas ce rôle, il risque d’être inefficace. C'est notamment le cas d'Excel, qui pénalise grandement la qualité des données et la collaboration entre les équipes. En effet, le déploiement des équipes sur le terrain, ou dans la poursuite d’un projet, est ralenti. Avec des informations non mises à jour automatiquement, vous ne pouvez assurer des équipes opérationnelles toute l’année. Sans compter que c’est un véritable travail de titan pour les responsables de la gestion du planning.
Les responsables des plannings et managers doivent pouvoir visualiser, en fonction des projets et des plannings prévisionnels, quels sont les besoins en ressources requis pour soutenir l’opérationnel. La mise à jour de la base de données des différents profils participe à un meilleur pilotage des équipes.
Un projet peut être en demande de profils particuliers. Faire le tri à la main, entre toutes les compétences de chacun, est contre-productif. Vous devez gagner du temps, grâce à un système de filtres ou de catégorisation, pour trouver la perle rare. Ce travail qui vous prenait des heures, ne vous prend plus que quelques minutes.
Ainsi, vous communiquez plus rapidement avec les collaborateurs en attente de mission. Vous gagnez en temps, en réactivité et vos propositions de recrutement / formation sont réfléchies.
Pour qu’une entreprise soit pérenne, vous devez investir avec logique les fonds à votre disposition. En gérant les plannings de façon optimale, vous allouez aux mieux les budgets et donc permettez de maximiser la rentabilité des projets. Votre capacité à prévoir les dépenses assimilées à chaque poste, ainsi que celles à venir et votre marge, est à la clé de votre crédibilité.
En respectant le budget annoncé en début de projet à vos clients, vous gagnez leur confiance. Pour réaliser un tel exploit, disposer de données fiables est indispensable.
Dès lors que votre process de gestion du planning n’est pas optimal, vous risquez de faire face à de nombreuses conséquences.
Outre des activités chronophages et un budget mal contrôlé, vos équipes ne communiquent plus entre elles. Vos responsables des plannings sont dans l’incapacité de réagir et/ou s’adapter aux besoins de dernières minutes des managers en cours de projet : profil recherché supplémentaire, modifications des dates de fin de mission, etc.
Ce manque de communication est problématique dans le cas d’une allocation des ressources. En effet, les décisions sont prises de manière arbitraire. Les managers n’arrivent et ne peuvent pas communiquer entre eux, sur leurs besoins, visualiser ceux des autres, etc. Le risque ? Des collaborateurs positionnés sur des projets de manière simultanée, ou un manque de disponibilité pour une mission vacante.
Quant aux dirigeants, ils n’ont pas de regard sur la progression des projets et des attributions de mission. Le manque de communication entre les différents niveaux de l’entreprise, ainsi qu’un planning approximatif, ne leur permettent pas de prendre de décisions stratégiques. En effet, des données invérifiables ou fausses rendent la base de données inutilisable.
Sans oublier que la présentation du pilotage du projet et des effectifs devant des clients est fastidieuse, parfois incomplète. Ainsi, ils perdent en crédibilité et ne savent pas où chercher les informations - si celles-ci sont bien tenues à jour…
Vos collaborateurs, absents et mal notés dans votre gestion du planning, ne sont pas mis en valeur. Ainsi, le pôle RH ne peut mettre à profit les talents de vos équipiers. La collecte des informations telles que les disponibilités, les dates d’entrée ou sortie de mission, les compétences mobilisées, etc., sans oublier que la consolidation des données sont illusoires.
Les RH quant à eux recrutent à l’aveugle, n’ayant pas de visibilités sur les besoins futurs réels.
Les enjeux liés à la gestion du planning en entreprises sont fortement liés à sa performance et sa rentabilité. C’est pourquoi il est indispensable de s’équiper d’un logiciel de planning performant, capable de soutenir ces enjeux, avec une solution qui permette de confronter des enjeux opérationnels, financiers et RH en même temps.
Nous le savons, chaque entreprise a des problématiques et des enjeux qui lui sont propres. Pour atteindre ses objectifs et grandir, elle doit toujours remettre en perspective ses process et ses outils, pour s'assurer un fonctionnement parfaitement adapté. Pour vous accompagner dans la recherche du meilleur outil, nous avons réalisé une comparaison sur la base de 10 critères des 4 outils de planning les plus rencontrés en entreprise :
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