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Le staffing à l’international est d’une très grande complexité. Entre trouver le bon collaborateur (disponible ET compétent), assurer un budget cohérent et respecter les deadlines…. Le staffing peut devenir un véritable casse-tête. Souhaitant faire décoller leur performance, les équipes AirFrance KLM se sont ouvertes en 2018 à de nouvelles opportunités en vue d’améliorer leur process de staffing. Il fallait non seulement optimiser la gestion du staffing, mais également assurer la parfaite symbiose des données, d’un pays à l’autre.
Acteur majeur du transport aérien international, AirFrance KLM a développé une branche audit afin d'améliorer ses performances. Cependant, les plannings liés aux missions d’audit manquaient de transparence. En effet, les données n’étaient pas mises à jour automatiquement et les process n’étaient pas encadrés. Un véritable problème quand les équipes doivent se coordonner depuis deux pays différents !
AirFrance KLM a donc décidé de venir voir si Napta aurait une solution pour assurer son décollage.
AirFrance KLM souhaitait transformer en profondeur les process de staffing. Cependant, trop de changements peuvent être néfastes si les collaborateurs ne sont pas formés ou perdus sur le nouvel outil.
Sa problématique ? Mettre fin à un fichier Excel rudimentaire, pour créer des plannings plus pertinents, précis et collaboratifs. En parallèle, il fallait également trouver comment réduire la charge de staffing, via la création d’un calendrier entièrement pensé pour leur activité. Les équipes Napta ont ainsi fait face à trois défis de taille.
Le premier était la productivité. Les équipes AirFrance KLM passaient trop de temps à planifier le staffing d’un pays à l’autre, utilisant un simple fichier Excel… Une erreur au vu du nombre de collaborateurs à gérer et de l’absence de données précieuses (disponibilités, compétences, aspirations, etc.). Il fallait changer d’air !
Le second concernait le cadre international du process de staffing. Coordonner d’un pays à l’autre les responsables staffing et les 30 collaborateurs devient plus facile. En conséquence, les collaborateurs se sentent plus investis ! Ils sont plus moteurs, en se positionnant sur leur mission favorite en un clic.
Le troisième et dernier défi concernait la création des audits. Auparavant, le planning était un fichier Excel neutre et non intelligent, bloquant la fluidité du projet et la coopération des équipes… Désormais, les données sortent en temps réel.
Au vu du cadre international et des problématiques précises de l’entreprise, il fallait créer une solution sur mesure. Les équipes Napta ont pris en compte toutes les demandes des équipes AirFrance KLM, débouchant sur non pas trois, mais cinq solutions.
Napta a demandé à AirFrance KLM, via un cahier des charges exhaustif, d'exprimer leurs besoins quant à la gestion internationale du planning. Les demandes étaient nombreuses, mais les solutions aussi !
La personnalisation de la solution de staffing a été co-construite. Les équipes Napta ont amené leur expertise, les équipes AirFrance KLM leurs besoins. A la clé : une solution sur mesure, prête à prendre son envol !
En à peine 60 jours, Napta a créé un planning sur mesure. A la clé : un planning international, alliant précision quant aux profils des collaborateurs et une meilleure coopération entre les responsables staffing de chaque pays.
Pendant un petit mois, la solution a été testée pour s'intégrer au quotidien d'une entreprise internationale. A l’arrivée, la fonctionnalité planning a répondu en tous points aux attentes des équipes Air France KLM.
Chaque semaine, la solution est utilisée afin de planifier des missions et de positionner les 30 collaborateurs à travers les deux pays.
La solution développée allie performance, productivité, intuitivité… Facilitant le quotidien des responsables staffing chez Air France, tout en permettant aux collaborateurs de se positionner sur les missions coups de cœur.
Après plusieurs mois d'utilisation, les retours sont à l'image du travail fourni par Napta. En plus d’une économie de 20% sur le temps de travail, les collaborateurs ont un accès démocratisé au planning. La gestion du staffing devient collaborative, tout en restant agile de par son environnement international.
Le staffing chez AirFrance KLM a fait peau neuve. Le renouveau des process de staffing est certes complexifié, mais tout en permettant de prendre en compte beaucoup plus de données au sein du logiciel. Les données analysées assurent, in fine, une vision plus globale de la performance des vols. Ces données ont permis aux équipes AirFrance KLM de se sentir pousser des ailes : elles économisent 20% de leur temps à ce jour, dans la gestion du staffing ! .
La plus belle récompense de Napta est d’avoir développé une solution de planning unique en son genre, qui n'existe nulle part ailleurs. Tant et si bien que la fonctionnalité planning est utilisée à ce jour par la totalité des clients Napta !
