FAQ

Les réponses à vos questions

Nous revenons sur les questions posées lors du Webinar Capgemini Invent et PickYourSkills.

Dans quelle mesure ce type d'outil est pertinent pour le staffing d'un petit cabinet de conseil, avec des projets de ~3-4 mois ? (~60 consultants)

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
D'expérience, nous observons qu'une solution d'optimisation du staffing devient pertinente lorsqu'une structure dépasse les 30-40 collaborateurs. C'est souvent la taille d'entreprise à partir de laquelle il devient compliqué de faire les meilleurs arbitrages de staffing en considérant l'ensemble des critères des collaborateurs (priorités des projets, disponibilités, compétences, appétences). Concernant la durée des projets, il est possible de gérer des projets allant de la journée au semestre (et plus encore, certains de nos clients fonctionnent sur des projets pluri-annuels).

Les candidats sont-ils référencés dans l'outil ? Et qu'en est-il des freelances ou partenaires ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Chez Capgemini Invent, le choix a été fait de ne pas les référencer.

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Néanmoins, il est possible de référencer des candidats ou des partenaires externes dans la plateforme afin de constituer simplement son vivier de ressources. Certains de nos clients le font. D'ailleurs, pour les ressources externes, il est possible d'initier très rapidement leur profil de compétences et d'expériences passées en important leur CV dans l'outil. La plateforme est en mesure de 'lire' un CV afin de compléter immédiatement et automatiquement un profil.

Quels ont été les gains sur le process de staffing ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Plusieurs gains sont identifiables depuis le déploiement du nouveau process avec PickYourSkills :

1) Les consultants ont accès au pipe commercial et peuvent donc liker des opportunités commerciales / missions sur lesquelles ils souhaiteraient être staffés.

2) Les responsables staffing gagnent du temps dans la gestion des demandes de staffing. En effet, les demandes de staffing sont créées par les chefs de projet et donc centralisées sur une seule et même plateforme, sous un format unique avec toutes les informations nécessaires (grade requis, durée de mission, compétences requises, ...). Par ailleurs, le moteur de recherche PickYourSkills permet aux responsables staffing de trouver plus rapidement le(s) collaborateur(s) compétent(s) et disponible(s).

3) Le cross-staffing est géré de façon plus efficiente grâce à une forte collaboration des responsables opérations sur la plateforme. La majorité des projets à staffer requiert dorénavant des profils avec des expertises très différentes, et qui appartiennent donc à des entités différentes d'Invent. Il est plus facile pour les responsables staffing de répondre collectivement à ces projets complexes avec la plateforme.

4) Les demandes de staffing sont traitées plus rapidement pour les chefs de projet, et ceux-ci peuvent donc proposer un dispositif plus rapidement au client. Par ailleurs, le staffing est plus qualitatif in fine (le bon collaborateur trouvé, et la bonne cordée).

Existe-t-il un critère de mobilité dans l’outil ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Tout à fait ! Il est possible d'associer une mission à un critère géographique afin de faciliter la recherche au regard de la localisation géographique des collaborateurs. A l'inverse, il est également possible pour un collaborateur de renseigner ses souhaits de mobilité géographique et de les rapprocher des futures missions à staffer.

Avez-vous des objectifs de staffing et comment sont-ils gérés ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Nous avons des objectifs de taux d'activité et pour chaque consultant des plans de développement, qui sont pris en compte dans le staffing proposé.

Comment le manager du collaborateur est-il impliqué dans le staffing ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Le management hiérarchique est délégué au responsable opérations qui connaît les éléments de développement professionnel du consultant. Toutefois un consultant est également entouré d'un Talent Leader (grade manager minimum) qu'il peut solliciter en cas de besoin. Le staffing est suivi ensuite tout au long du projet avec le chef de projet, et des points réguliers entre Responsable opérations et consultants sur mission.

Est ce que la transparence s'applique aussi sur les prix de vente des missions et le prix de revient du consultant?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Sur ce point, comme sur un large éventail de propriétés dans la plateforme, il est possible de définir quels utilisateurs peuvent voir et/ou éditer les données dans l'outil. Les informations financières d'un projet (budget, coûts, rentabilité) par exemple peuvent être masquées pour certains collaborateurs. Chez Capgemini Invent, les caractéristiques financières des missions sont de la responsabilité du VP en charge du projet, et ne sont pas un élément traité sur PickYourSkills. Ces "economics" sont très importants par ailleurs et peuvent être questionnés en cas d'arbitrage entre deux opportunités.

Avez-vous vu un impact sur le taux de staffing au-delà de la satisfaction des consultants ? De quel ordre ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Le taux de staffing est évidemment suivi de près chez Capgemini Invent puisqu'il s'agit du "coeur du réacteur". Cependant il dépend d'un nombre important d'éléments externes à la plateforme PickYourSkills (qualité des recrutements, typologie de missions vendues, prix, turnover ...) ce qui rend difficile la mesure de l'impact de la plateforme sur le taux de staffing. La rapidité de résolution des problèmes est cependant démontrable et nous pensons que cela fait gagner 1 à 2 points de taux d'activité.

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Toutefois
, lors de notre précédent webinar, Laetitia Ghassemi (DRH d'Artefact) avait déclaré avoir maximisé son taux de staffing grâce à PickYourSkills et ne jamais être passée en dessous de 75% de taux de staffing depuis la mise en place de la solution. En effet, les données de staffing prévisionnel étant fiables et précises sur PickYourSkills, cela permet à Artefact de recruter de façon ad hoc et donc de préserver des bons taux de staffing (pas de sous-staffing suite à un recrutement trop important ou de sur-staffing suite à un recrutement trop faible).

Un ordre de grandeur du coût de la mise en oeuvre (licences + intégration + conduite du changement) ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Nous vous invitons à échanger avec nos équipes pour que nous puissions vous faire une estimation sur mesure (en fonction de vos enjeux, de la taille de votre entreprise...). Planifiez votre échange au lien suivant : discuter avec un expert PickYourSkills.

La transparence a-t-elle contribué à un staffing plus féminin ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
L'outil permet d'apporter plus de transparence et plus d'équité en valorisant les compétences et aspirations des collaborateurs lors du processus d'allocation des ressources. L'équilibre hommes-femmes existe dans la répartition des effectifs ce qui nous affranchit de rechercher un staffing plus féminin que masculin !

Comment sont gérés la disponibilité et le staffing des consultants ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Au même titre que les compétences, la disponibilité des consultants est gérée directement dans l'outil. A chaque staffing d'un collaborateur sur un projet sont associés une date de début/fin de staffing ainsi qu'un taux de staffing. Tous ces éléments additionnés et complétés de données externes (les congés par exemple) permettent de calculer le taux de staffing prévisionnel de chaque collaborateur / de l'entité au global. Ici, la connexion avec des outils tiers (SIRH, ERP, CRM) est précieuse et permet d'éviter de nombreuses doubles saisies.

Est-ce que le staffing peut être réévalué sur les projets qui prennent par exemple du retard et peuvent libérer un peu de bande passante pour d’autres projets ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Notre outil permet en effet de gérer les changements qui pourraient avoir lieu en cours de projet (retard, nouvelle demande de ressources...) et d'y associer tout un workflow de validation et de notifications automatiques. Grâce à l'outil, vous pouvez réaffecter simplement vos équipes et mettre à jour le planning de chacun. Une fois les modifications faites, les nouvelles périodes de disponibilité des consultants sont mises en visibilité et il est possible d'affecter les consultants sur de nouveaux projets.

L'outil permet-il d'anticiper la charge globale à venir et ainsi programmer des recrutements (Freelance ou CDI) ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
L'outil permet de piloter l'activité future de la structure au regard du taux de staffing anticipé. Analysé sur le moyen / long terme, le taux de staffing permet d'anticiper ses plans de recrutement au regard des profils et compétences les plus en tension.
A court terme, il peut être utile de mobiliser des partenaires externes tels que des freelances pour répondre à des besoins clients s'ils ne peuvent être immédiatement pourvus en interne. Cette analyse de la charge globale permet aussi de faire naître d'autres stratégies : mobilité interne, upskilling, formation par exemple.

Comment faites-vous lorsque vous avez une demande de staffing, mais que vous n'avez pas la compétence actuellement disponible en entreprise ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Chez Capgemini Invent, les projets nécessitent la mobilisation de 5 à 10 personnes minimum, ainsi que de multiples compétences. Grâce à l'outil, Capgemini Invent peut avoir rapidement une vision exhaustive des disponibilités des consultants et de leurs compétences et inciter les chefs de projet à ajuster (en l'avançant ou en la reculant) la date de démarrage d'un projet afin de s'assurer que les compétences attendues seront bel et bien disponibles au moment du lancement. Si l'on ne peut pas décaler le projet, alors s'engage un process d'arbitrage entre les responsables staffing et les chefs de projet (déstaffing de projets en cours, recours à des prestataires externes, etc ...). En ultime recours le Directeur des Opérations arbitre au nom du Comité de Direction.

Est-ce que les consultants sont notifiés de nouvelles opportunités en fonction de leurs compétences ? Si oui, qui gère les compétences déclarées côté collaborateur ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Tout à fait ! Il est possible de configurer un système de notification propre à chaque client qui permet de notifier les consultants dès lors qu'un projet est créé et que celui-ci matche avec les attributs des consultants. Les compétences, quant à elles, sont généralement déclarées par les collaborateurs puis soumises à un système de validation par leur manager. Elles peuvent aussi être détectées sur la base du CV du collaborateur ou renseignées directement par les managers. Par la suite, ces compétences peuvent être mises à jour grâce - par exemple - aux revues de performance de fin de mission ou annuelles.

Est-ce que le responsable des opérations est considéré comme un staffeur en finalité ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Le Responsable des Opérations est aussi un "super staffeur", mais il a, en plus de ce rôle de réponse à une demande, comme missions d'anticiper les rotations, de réguler les pyramides projet, de prévoir les taux d'activité prévisionnelles, d'anticiper les impacts de l'activité commerciale sur la mobilisation des équipes, et enfin un gros volet "people care" au quotidien, dans un rôle de confident neutre des consultants au même titre qu'une RRH l'est dans un registre strictement RH.

Est-ce que les responsables des opérations demandent validation aux collaborateurs avant de les affecter à un projet ?

Arnaud Caldichoury - PickYourSkills
Chaque client PickYourSkills applique une méthodologie qui lui est propre, toutefois nombreux de nos clients choisissent de prévenir en amont du staffing final les collaborateurs. Ce dialogue permet d'expliquer le rationnel derrière le choix de staffing, de favoriser la transparence et d'éviter le staffing sauvage, ce dernier cristallisant la frustration des collaborateurs.

Comment traitez-vous les frustrations d'un consultant qui n'est pas choisi ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
L'enjeu réside dans le fait de ne pas faire de fausses promesses. Le like d'une mission n'est pas l'assurance d'être positionné sur la mission. Si le staffing n'a pas pu se faire pour un consultant ayant liké et qu'on revient vers lui en lui expliquant clairement les raisons du choix réalisé, il n'y a pas de frustration de sa part. Tout est dans le dialogue. Le like est un tremplin pour le dialogue. La frustration vient justement d'un manque de tranparence.

Quelle est la part des staffing qui se fait via PickYourSkills des autres staffing hors outil selon vous ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Environ 80% des demandes passent par PickYourSkills chez Capgemini Invent. Ne pas passer par l'outil prive le demandeur de la communauté et des possibilités intéressantes. De plus les chefs de projet peuvent aussi y trouver des bénéfices car le staffing est plus rapide, la personne choisie potentiellement plus compétente et motivée.

Est-ce que vous renseignez l'outil en anglais ou français ?

Samir Sadaka - Capgemini Invent
Nous renseignons la plateforme en anglais car Capgemini est par nature international. Si la plateforme venait à être étendue à d'autres entités, cela faciliterait la collaboration sur celle-ci.

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