Die 3 häufigsten Fehler im Planungsmanagement
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Estelle
Inhaltsmanager
May 30, 2022
4 Minuten
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Sobald es darum geht Planungsmanagement, Fehler häufen sich sehr leicht. Personal-, Planungs- oder Personalleiter können dies für Sie bestätigen. Bei der Organisation der Zeitpläne Ihrer Projektteams ist der erste Erfolg nicht nur der schmerzhafteste, sondern auch der längste. Keine Panik! Wenn Sie damit beginnen, einen vorläufigen Zeitplan zu erstellen, sind Lösungen einfach zu implementieren. Hier finden Sie eine Übersicht über die drei häufigsten Fehler bei Planungssoftware.
Die erste große Herausforderung Ihres Planungsmanagement : Respektiere die Zeit, die mit jeder Mission deines Projekts verbunden ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Projektmanager oder Manager die Angewohnheit haben, für jede Mission einen Zeitrahmen zu definieren, ohne viele Parameter zu berücksichtigen:
Manche Missionen scheinen schneller abzuschließen zu sein als andere. Um das Projekt zu beschleunigen, werden die Missionen daher nicht nach ihrer Priorität, sondern nach dem Zeitpunkt ihrer Fertigstellung klassifiziert. Ein klassischer Fehler, der jedoch schwerwiegende Folgen für Ihr Projekt haben kann.
Es ist wichtig, die verschiedenen Missionen, die Sie ausführen müssen, sowie deren Schwierigkeiten bei der Ausführung in Ihrem Planungsmanagement nach Zielen zu klassifizieren. Indem Sie diese verschiedenen Kriterien miteinander kombinieren, können Sie Ihren vorläufigen Zeitplan besser festlegen.
Aufgrund eines schlechten Zeitmanagements sind die Mitarbeiter schnell überlastet und haben es eilig, Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie Missionen nicht nach Priorität abschließen, riskieren Sie, dass die Arbeit „halb erledigt“ ist, was Frustration und Stress auslöst.
Viele Manager und Mitarbeiter geben Informationen manuell ein. Obwohl mit dieser Vorgehensweise das Richtige getan werden soll, ist es nicht möglich, dass Informationen an alle Beteiligten in jedem Projekt zurückgesendet werden.
Die Konsequenz einer solchen Arbeitsweise ist vielfältig. Sie ist geprägt von einer Zeitverschwendung der Planungsmanager, die ständig nach fehlenden Informationen suchen (Urlaub, Abwesenheit, Projektfristen usw.). Sie werden in Ihren Zusatztools wie ERP, CRM oder sogar SIRH nach diesen Informationen suchen. Im Gegenzug integriert der Personalleiter alle Informationen manuell in einen Excel-Zeitplan. Ein Eintrag auf Kosten eines größeren Fehlereintrags, ganz zu schweigen vom Informationsverlust. In der Tat Excel ruft Informationen nicht automatisch ab. Das Dokument wird sehr schnell veraltet. Der Personalleiter muss erneut nach allen fehlenden Informationen suchen und verschwendet so wertvolle Zeit.
Mit einem Planungstool können Sie automatisch alle Daten aus den vom Unternehmen verwendeten Drittanbieter-Tools abrufen. Die Aktualisierungen werden automatisch durchgeführt und an das zentrale Tool gesendet. Sie sorgen für zuverlässige Daten in Echtzeit.
Um ein Projekt schnell durchführen zu können, verlassen sich Planungsmanager bei der Planung ihres Projekts auf ein einziges Kriterium. Das am häufigsten verwendete Kriterium ist die Verfügbarkeit von Ressourcen (und damit Mitarbeitern), ohne deren Fähigkeiten, ihr Interesse an der Mission oder ihre Ambitionen zu berücksichtigen.
Obwohl der Monokriter auf den ersten Blick sehr attraktiv erscheint, ist er im Laufe des Projekts immer noch für zahlreiche Blockaden verantwortlich.
Planungsmanager verlassen sich bei der Planung von Projekten auf ein einziges Kriterium: die Verfügbarkeit von Ressourcen (Mitarbeiter). Sie berücksichtigen nicht ihre Fähigkeiten, ihre Interessen oder ihre Bestrebungen. Ein echtes Risiko für den Erfolg des Projekts.
Die Lösung besteht darin, ein Planungsmanagement-Tool anzupassen, das einen umfassenderen Überblick über die Elemente ermöglicht, die für Terminplanung wie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, aber auch die Zuordnung von Fähigkeiten (mit Ambitionen, Fachwissen usw.), Interessen oder Desinteressen für ein Projekt/einen Kunden usw.
Ein Planungsmanagement-Tool ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über die für die Planung notwendigen Elemente wie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, aber auch die Erfassung von Fähigkeiten (mit Zielen, Fachwissen usw.), Interessen oder Desinteressen für ein Projekt/einen Kunden usw.
Wenn Sie mit der Terminverwaltung beginnen, denken Sie daran, dass Sie sich immer Zeit für sich selbst nehmen und Ihre Planungstools mit anderen teilen sollten. Auf diese Weise vermeiden Sie Prokrastination und generellen Stress innerhalb des Unternehmens.
Unsere Empfehlung? Die Installation eines Planungssoftware in Ihrem Unternehmen und sie ausnahmslos mit all Ihren Mitarbeitern zu teilen. Dies ist die beste Lösung, um die Entwicklung von Fähigkeiten im Bereich Werkzeugmanagement sicherzustellen. Sowie zur Standardisierung und Rationalisierung interner Prozesse.
Willst du tiefer in das Thema einsteigen? Wir haben viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, weiter zu gehen.
Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere Weißbuch“Personalmanagement: 4 Prozesse entschlüsselt“.
Entdecken Sie auch unsere Leitfäden, Vorlagen und Checklisten im Tab Ressourcen.
Bis bald bei Napta!
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