Établir des bonnes pratiques de gestion grâce à votre logiciel de staffing
Agathe Placet
Content manager
September 28, 2023
4 min
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Vous le savez déjà, le staffing est un élément essentiel dans le bon fonctionnement d'une entreprise. Effectivement, la gestion du staffing est parfois complexe, mais bien gérée, elle sera le moteur de votre performance.
Voici quelques bonnes pratiques observées pour vous aider à optimiser votre processus de staffing :
Tout d'abord, il est nécessaire de poser des règles claires de staffing pour assurer une coordination fluide entre les responsables staffing et les collaborateurs. Mais que signifie "claires" ? Chaque acteur concerné doit comprendre son rôle, mais aussi ses droits et devoirs dans le processus. Les chefs de projet doivent être tenus de faire des demandes de staffing au moins 48 heures avant le lancement du projet, pour éviter que celle-ci soit rejetée ou non traitée.
Imaginons que vos collaborateurs travaillent sur plusieurs projets à la fois. Sans règles bien définies, la répartition des ressources pourrait vite tourner au chaos. Pour remédier à ce chaos potentiel, la mise en place de bonnes pratiques s'avère nécessaire. Cela peut impliquer l'utilisation d'outils de staffing, l'établissement de priorités claires pour chaque projet, et la définition de délais de préparation pour chaque tâche et projet.
En définissant des délais de préparation, vous évitez les situations d'urgence inutiles, pour laisser place à une meilleure utilisation des ressources disponibles et une exécution plus efficace des projets.
De leur côté, les responsables staffing doivent accuser réception de la demande dans la demi-journée et fournir une réponse sous deux jours ouvrés. Une bonne pratique serait donc d’effectuer le staffing sur les opportunités commerciales en amont de la signature. Cette procédure crée un cadre de travail qui facilite la communication et la prise de décision.
Le staffing nécessite une personne (ou une équipe) dédiée pour gérer ce processus efficacement. Plusieurs options s'offrent à vous, il existe 5 principales :
Ce mode d’organisation implique qu’un (ou plusieurs) collaborateurs sont embauchés à plein temps sur les missions de gestion du staffing. Généralement, ces profils s’occupent d’un périmètre défini : une business-unit, une agence, un effectif de consultants…
Ce mode de fonctionnement suppose qu'un ou plusieurs collaborateurs sont chargés, à différents niveaux, de la gestion du staffing dans l’entreprise (et ce, en plus des missions de leur fiche de poste).
Sous ce mode d’organisation, ce sont les chefs de projets et managers qui affectent directement les consultants sur les projets dont ils sont responsables, en fonction de leurs besoins à l’instant T. Ils sélectionnent les collaborateurs au sein de leurs business-units et créent en autonomie leurs équipes projets.
Dans les ESN, ce sont les commerciaux et ingénieurs d’affaires qui sont chargés du staffing. Ils gèrent toute la chaîne de discussion avec le client.
Dans ce mode, une ou plusieurs personnes de l’entreprise (de petite taille) sont chargées de gérer le staffing en plus de leur activité, et ce, pendant une période limitée (6 à 18 mois). Ce mode est basé sur la “délégation” et les responsables désignés doivent être de véritables couteaux suisse.
Pour choisir la meilleure option, il faut prendre en compte plusieurs variables comme la taille de votre entreprise, la complexité de vos projets et même votre culture d'entreprise. Un choix judicieux en matière de gestion du staffing peut faire toute la différence entre une équipe harmonieuse et productive et un environnement de travail chaotique. Alors, prenez le temps de bien évaluer vos besoins et vos ressources avant de faire ce choix crucial pour la réussite de vos projets et la satisfaction de vos collaborateurs.
Mettre en place un rituel de staffing régulier est également une excellente pratique. Que vous optiez pour des comités de staffing hebdomadaires ou bi-mensuels, ou que vous décidiez de gérer les demandes de staffing des managers "à la volée". Un rituel de staffing permettra d'assurer une meilleure coordination et une meilleure préparation pour le staffing prévisionnel du mois à venir. Pourquoi ne pas envisager une réunion de staffing tous les premiers lundis de chaque mois ?
Le but de ces réunions régulières est d'offrir une occasion de réajuster les besoins en ressources et de réévaluer les priorités en fonction de l'évolution du projet. Ce rituel devient une sorte de "point de contrôle" qui facilite la communication entre les différentes parties.
Par exemple, chez Napta, pour les entreprises de plus de 1000 collaborateurs, seulement 10% font des réunions de staffing toutes les semaines. Alors que pour les entreprises entre 75 et 1000 collaborateurs, 72% d’entre elles font des réunions hebdomadaires.
Enfin, l'implication des managers et des collaborateurs dans le processus de staffing fait une énorme différence. Les managers pourraient suggérer des collaborateurs lors des demandes de staffing, et les collaborateurs pourraient avoir accès aux opportunités commerciales entrantes pour visualiser les prochaines opportunités.
Il est aussi intéressant d'offrir aux collaborateurs la possibilité d'exprimer leur intérêt et mettre en avant leurs compétences (LIEN : Quelle place pour la cartographie des compétences dans le staffing ?) pour un projet via un système de "likes", ou leur donner accès aux pré-staffings avant leur validation finale. Ces petites touches rendent les collaborateurs plus engagés et valorisés, car elles leur donnent un sentiment de contrôle et d'appropriation de leur travail.
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