La place du staffing dans la planification de projet en entreprise de services

Nous revenons sur la place du staffing dans la planification de projet, dans le cadre d’une entreprise de services : allocation des ressources, coordination équipes, etc.
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La place du staffing dans la planification de projet en entreprise de services

Qui dit staffing, dit planification de projet ! C’est en toute logique que les entreprises recourent à une solution de planification de projet dédiée. Et si les entreprises de services (Cabinets de conseil, SSII, ESN, etc.) sont les spécialistes en la matière, toutes n’ont pas encore adopté ces deux outils. Nous décryptons au sein de cet article de la place du staffing, au cœur de la planification de projet, dans les entreprises de services. 


Le staffing, étape capitale de la planification de projet ? 

Le staffing et la planification de projet ne vont pas l’un sans l’autre. Le staffing repose sur un objectif simple : positionner ses collaborateurs sur les projets de l’entreprise. La planification de projet consiste à organiser, dans un laps de temps défini, le travail de groupe pour atteindre les objectifs.

Si la méthode semble simple en apparence, de nombreuses entreprises de services se lancent sans logiciel de staffing adapté. Résultat : le process de staffing devient chronophage, avec des incohérences et des informations qui ne remontent pas à temps. Les conséquences d’un mauvais staffing est rapidement visible. Les collaborateurs positionnés ne sont pas compétents sur le sujet ou pas disponible, et donc on prend du retard dans le projet. On finit par ne pas atteindre les objectifs et deadlines fixés… Des erreurs qui ralentissent tout projet. 

Un logiciel de planification de projet doit impérativement permettre de faire un staffing de qualité. 


Le rôle du staffing dans la planification de projet

Voici 5 raisons pour lesquelles il est primordial de s'outiller avec un outil de planification de projet performant :


Posséder une vision globale de son projet en temps réel

Votre projet est toujours encadré : mais possédez-vous une réelle visibilité sur tous les acteurs du projet ? Le budget engagé ou à dégager ? Les acteurs présents et ceux à venir ? 

C’est là qu’intervient votre logiciel de planification de projet. Il offre une vision globale des compétences, des acteurs sur le marché et des contraintes actuelles. Vous connaissez les activités menées par les acteurs et vous optimisez votre staffing durant tout le projet grâce à une parfaite vision des compétences et disponibilités de tous. 


Booster la productivité de l’entreprise

Qui dit réduction des tâches manuelles et chronophages dit augmentation de la productivité ! Du moins, c’est ce que recherche tout dirigeant qui implémente une solution logicielle dans son entreprise. Si ce n’est pas suffisamment vrai dans le monde du travail, la planification de projet ne peut s’épanouir sans logiciel adapté. 

Les responsables RH, les chefs des opérations et les responsables staffing ont tendance à créer des feuilles de calcul Excel pour leurs missions. En cours de route, le constat est sans appel : les informations se perdent, se confondent, sont erronées… Assurant un projet impacté et des conséquences (plus ou moins) irréversibles. En adoptant une solution moderne, vous développez une bien meilleure communication projet. Les membres de votre entreprise échangent rapidement entre eux, peuvent annoter des projets, avoir des rappels, échanger des informations capitales, etc. en quelques clics. 


Trouver le bon collaborateur et l’intégrer au projet facilement

La planification de projet demande de recourir aux collaborateurs les plus pertinents avant et pendant le déroulement du projet. Afin de trouver le bon profil, un logiciel de staffing est indispensable. Vous retrouvez dans celui-ci des informations capitales :

  • Ses compétences acquises, en cours d’acquisition ou que le collaborateur souhaite gagner, 
  • Ses certifications et diplômes, 
  • Ses expériences professionnelles, 
  • Les missions réalisées, en cours, à venir,
  • Sa disponibilité, 
  • Ses aspirations, etc. 

Votre planification de projet devient plus simple, avec l’ensemble de ces éléments en main. 


Piloter ses ressources et son budget d’une main de maître

Il est possible que vos collaborateurs soient attribués à une ou plusieurs missions. Certains demandent un TJM important, d’autres non. Vous pouvez aussi avoir besoin de plusieurs membres de vos équipes pour piloter vos projets. Ou procéder à un recrutement, demandant du temps à votre service RH et l’entrée de nouvelles données dans le logiciel de staffing, etc. 

En combinant toutes ces données au sein d’un logiciel de planification, vous optimisez votre temps de travail. Vous réunissez l’ensemble des éléments à temps et prévoyez le bon budget. Vous établissez ainsi l’allocation des ressources plus facilement, ainsi que le temps de l’occupation réelle des équipes, etc. 


Analyser ses indicateurs de staffing

Dernier point clé d’un logiciel de staffing : l’analyse de ses indicateurs ! En fin de projet, faire le point sur le budget ou le ressenti de l’équipe n’est pas suffisant. Il est important de comprendre quels ont été les points à forte valeur ajoutée. Vous pouvez retrouver d’autres indicateurs comme le temps de réalisation de chaque mission (en avance, pile dans les temps, en retard…), la charge de chaque collaborateur, la progression sur les compétences mobilisées, etc. 


À retenir

Le logiciel de staffing ne supplante pas le logiciel de planification de projet. Bien au contraire, ces deux outils sont complémentaires. Ils viennent apporter une plus-value à l’autre et boostent leurs performances. Un logiciel de planification est indispensable pour assurer la performance de l'entreprise et qu'il est capital que ce dernier soit en mesure de gérer le staffing et les compétences des collaborateurs.

Les entreprises de services ont tout intérêt à se lancer, afin de gagner en productivité, en performance et en communication, à tous les niveaux.

 


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