Logiciel de planning VS diagramme de Gantt : quelles différences ?

Découvrez toutes les différences entre un logiciel de planning et le diagramme de Gantt avec PickYourSkills : périmètre d’action, fonctionnalités, utilisateurs.
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Logiciel de planning VS diagramme de Gantt : quelles différences ?

Quand il est question de gestion de projet, tout le monde a son mot à dire quant à la meilleure méthode pour se lancer. Face à tous les différents logiciels disponibles (et leurs fonctionnalités), il est facile de s’y perdre. Parmi les nombreux outils de planning mis à disposition, vous avez sans doute déjà entendu parler du diagramme de Gantt, assez différent d'un logiciel de planning tel que PickYourSkills. Mais quelles sont leurs différences ?


Le diagramme de Gantt : l'outil pour organiser un projet

Le diagramme de Gantt est très apprécié dans les entreprises pour sa forme et la visibilité globale qu'il permet d'avoir sur un projet. C'est également un excellent moyen de mettre en lumière le planning prévisionnel du projet et la dépendance des tâches.

Le périmètre couvert

Le diagramme de Gantt définit chaque étape du projet avec grande précision. Il vient apporter une cartographie de l’avancée du projet en plusieurs checkpoint. Chaque étape est composée de sa deadline, des parties prenantes du projet ainsi que du temps de réalisation associé à chaque étape de ce dernier. 

Le diagramme de Gantt est très souvent repris dans un fichier Excel, car chaque case possède une fonctionnalité propre. Si l’idée pour sa forme est bonne, il ne faut pas oublier que ce type de document à tendance à devenir rapidement obsolète s'il n'est pas mis à jour assidument. Il est conseillé de créer un template de repartir d'une base vierge pour chaque nouveau projet. Sinon, vous risquez de ne plus vous y retrouver et de faire des erreurs !

Les fonctionnalités proposées

Le diagramme de Gantt offre une présentation granulaire de chaque étape du projet. Il n’omet aucun détail, afin d’être sûr que chacun sache :

  • qui est responsable de chaque étape du projet, 
  • quelle est la deadline de chaque tâche,
  • quels sont les objectifs associés. 

Il est possible, en cours de projet, de cocher les cases associées à chaque étape et/ou tâche, ou de rajouter marqueurs (couleurs, tags, étiquettes...), pour notifier de l’avancée. Ainsi, chaque membre d’équipe peut prendre connaissance du travail réalisé et ce qu'il reste à accomplir.

 

Les utilisateurs

Le diagramme de Gantt est un outil de planning utile à la fois pour le manager / chef de projet, mais aussi pour les collaborateurs travaillant sur ce dernier. Attention cependant : si vous recourez à un document type fichier Excel, vous pouvez vous exposer à des erreurs. Modifications, erreurs de saisies, conflit de version... Ce qui peut rendre le document rapidement faux ou obsolète. Il est recommandé de ne donner la visibilité et les droits de modifications qu'aux personnes essentielles au projet, afin de limiter les erreurs.

Si vous passez par des logiciels spécialisés dans le diagramme de Gantt, il est possible d’en retrouver des plus avancées. Certains sont payants en fonction du nombre d’utilisateurs. D’autres proposent des forfaits mensuels selon les fonctionnalités demandées. Un historique des mises à jour du diagramme est accessible, répertoriant les actions de chacun. 


Le logiciel de planning : idéal pour une vue d'ensemble sur l'activité de votre entreprise

Le logiciel de planning est bien différent. Ce dernier n’a pas une présentation aussi granulaire du projet en cours. Mais à la différence du diagramme de Gantt, il donne une visibilité beaucoup plus large sur les projets en cours au sein d'une organisation.

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Vision consolidée de l'ensemble des projets d'une entreprise sur PickYourSkills



Le périmètre couvert

Le logiciel de planning a pour avantage d’être pluriel et omnipotent dans les tâches des collaborateurs. Sa zone d’action est très large, puisque votre logiciel rend compte des besoins logistiques, des allocations de ressources, des parties prenantes, des deadlines, de la disponibilité des collaborateurs, etc. Son grand avantage est qu’il prend en compte de nombreux paramètres, comme le taux d'occupation des collaborateurs, pour proposer un projet sur lequel chaque membre de l'équipe aura le temps de mener à bien sa mission. 

Il est possible de retrouver un exemple de modèle d’un planning Excel en ligne. Si ces modèles sont idéaux pour débuter, ils peuvent rapidement atteindre leurs limites. Nous vous conseillons de préférer un logiciel professionnel, conçu pour répondre à tous vos besoins sans la moindre erreur. 

Les fonctionnalités proposées

 

Un outil de planning jongle entre différentes fonctionnalités : 

  1. Votre logiciel de planning réunit l'ensemble des projets de l'entreprise et qui permet d'avoir une vue macro du temps de chaque mission en temps réel
  2. Il permet de mettre en place un plan de charge détaillé sur l'attribution des ressources internes et externes sur l'ensemble des projets de l'entreprise
  3. Il est accessible et utilisé à tous les niveaux de l'entreprise : collaborateurs et managers pour le suivi des projets, responsables des opérations ou responsables staffing pour la gestion des ressources, service RH pour l'anticipation des plans de recrutement (entre autres), et comité de direction pour les reporting de performance sur l'ensemble de la structure 
  4. Il permet de mettre en place des rappels automatiques pour éviter les débordements de projets : budget, manque de ressources, dépassement de la date limite, etc mais aucun rappel de tâche
  5. Avec un historique global sur les projets menés par les collaborateurs (je sais qui a déjà travaillé pour tel ou tel type de projet, ou tel ou tel clients).


Les utilisateurs

Comme précisé plus haut, un logiciel de planning vous permet de mieux anticiper chaque projet, de réunir les bonnes personnes au bon moment. Vous connaissez les personnes disponibles pour chaque projet en temps réel, l’avancée du projet, les fonds engendrés et à venir, etc. Le logiciel de planning offre une vision 360° des projets en cours, tout simplement. C'est un outil de gestion global qui permet de donner une visibilité sur l'avancement des projets à tous les niveaux de l'entreprise, des membres de l'équipe projet au comité de direction. Il permet de rassembler des données capitales pour la mise en place d'actions RH mais aussi pour soutenir la prise de décisions des dirigeants.


Deux outils qui coopèrent !

Si vous vous lancez dans la planification de projet, vous avez toutes les chances de travailler avec un logiciel de planning. Ce dernier propose une vision 360 de l'activité de l'entreprise. Le diagramme de Gantt est quant à lui un planning prévisionnel d’un unique projet avant tout. 

Ces deux outils ont malgré tout besoin de l’un et de l’autre pour exploiter leur plein potentiel. Si vous vous lancez dans un projet d’envergure, nous vous recommandons de recourir à un outil de planning qui augmente votre productivité et la coordination des équipes. Si vous pensez que des fonctionnalités manquent, c’est que vous n’avez pas encore trouvé le planning prévisionnel parfait. 

Comment choisir son outil de planning ?

Chez PickYourSkills, pour vous aider à mettre en place des process performants, nous avons décrypté et comparé les 4 outils de gestion du planning les plus rencontrés en entreprise. Pour découvrir leurs avantages et inconvénients, téléchargez un exemplaire de notre livre blanc : Gestion du planning : 4 process décryptés.

Pour en savoir plus sur l'accompagnement proposé par PickYourSkills sur vos problématiques de gestion du planning, demandez à échanger avec un expert.

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