Gestion du planning sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?

La gestion du planning sur Excel peut être un véritable casse-tête. Nous vous expliquons en quoi cela peut sembler être une bonne idée au départ et comment y remédier.
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Gestion du planning sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?

La gestion du planning peut s’avérer être un véritable casse-tête. La solution privilégiée des entreprises est d’opter pour des logiciels connus de tous, tels qu’Excel. Rapide à prendre en main, ne nécessitant pas de réelles formations, c’est une solution qui semble idéale. Cependant, détourner la nature d’un logiciel le pousse dans ses retranchements. C’est notamment le cas avec un planning Excel. 

Les avantages d’une gestion de planning Excel

La force d’Excel est sa notoriété. Intégré au Pack Office, il est utilisable sur Mac ou Windows. Il est rare de nos jours de rencontrer des personnes qui n’ont jamais travaillé sur ce logiciel. Ses avantages, pour la gestion de votre planning Excel, sont nombreux : 

Un prix qui défie toute concurrence

Le Pack Office est accessible à toute entreprise qui débute son affaire. Avec des prestations mensuelles ou annuelles, ce logiciel est intégré au Pack Office de Microsoft. Il est rapidement amorti dans le temps, dès lors que son utilisation est hebdomadaire. 

Accessibilité & universalité d’utilisation

Un autre grand atout de ce logiciel est bien entendu son accessibilité. Installé très rapidement sur l’ordinateur, il est relié à un système de partage Cloud. Entre autres, les informations sont partagées rapidement. Tous les pôles de l’entreprise ont accès aux informations stockées en ligne. 

De plus, c’est un outil de marque, reconnu pour sa praticité et son ingéniosité. Ainsi, il est rare de devoir former les nouvelles recrues à son utilisation. La gestion de planning devient plus facile !

Un partage sous contrôle

Une entreprise est une horloge et certains pôles, ou rouages, ont besoin de fonctionner ensemble pour la faire tourner. Le partage des informations est pris en compte, avec des droits d’accès spécifiques. Vous définissez avec précision quels membres de vos équipes ont accès à certaines informations. 

C’est aussi un bon moyen pour restreindre les erreurs. Par exemple, un nouvel arrivant à un accès unique aux informations de son pôle. Il se familiarise avec les données importantes. Il ne perd pas de temps sur des données qui ne concernent pas son travail et ne risque pas de les supprimer par erreur. 

Les inconvénients d’un tel outil pour la gestion de votre entreprise

Si de prime abord, utiliser une gestion de planning avec Excel semble une bonne idée, de nombreux désavantages émergent avec le temps. En effet, il n’est pas dans la nature d’Excel d’être uniquement dédié à la gestion de planning. En voici la preuve : 

Des données impossibles à centraliser

Il est certes possible de rendre Excel accessible et de la partager avec toutes vos équipes. Cependant, la gestion de planning devient rapidement difficile, dès lors que vos projets s’alourdissent de nombreuses données, deadlines, étapes, etc. 

Avec des lignes de calcul difficiles à mettre en place, rentrer et coordonner toutes vos données sont chronophages. Sans compter que les données sont éparpillées çà et là parmi vos différents outils (ERP, CRM, SIRH, etc.), vous demandant un travail long, ardu et sans erreur possible. En conséquence, vous risquez :

  • Un manque de croisement de données entre vos différents membres d’équipe. Vous recherchez les informations au cas par cas, perdant un temps considérable. 
  • Vous mélangez les données saisies d’un logiciel à un autre, pour des erreurs parfois coûteuses en temps et en budget,
  • Une perte de performance, dans la gestion du planning sur Excel. 

Une absence des mises à jour

Un des désavantages d’un planning Excel : l’automatisation des données. Celles-ci sont obligatoirement réalisées de manière manuscrite. En conséquente, toute modification prend du temps sur le travail des responsables RH ou des collaborateurs concernés. 

Le risque est aussi les erreurs de saisie. Un collaborateur finalement disponible, se retrouve noté en rendez-vous. Une erreur qui peut coûter un contrat avec un client, un prestataire… Conséquence d’un essoufflement des équipes. 

Enfin, le manque d’automatisation conserve des données obsolètes. Vous faites face à une gestion de planning avec des employés absents, en vacances, ou partis depuis bien longtemps de l’entreprise… 

Une collaboration difficile

La gestion du planning sur Excel est impossible dès lors que vous souhaitez collaborer dessus. En effet, les fichiers envoyés par mail se perdent, se confondent… Avec en conséquence : 

  • Un flou sur le bon document à jour. Le process se retrouve bloqué et vos responsables perdent du temps.  
  • Les managers n’ont plus le contrôle des plannings des autres responsables et collaborateurs, 
  • Le template d’origine est abandonné et chacun personnalise le planning comme il l’entend. La sur-personnalisation du planning porte à confusion sa structure et la lisibilité des données. 


Des données truquées

En toute logique, la gestion du planning sur Excel est conséquence de pertes de données importante. Les valeurs ne sont pas sécurisées ou validées. Plus risqué encore : toutes les modifications ne sont pas hiérarchisées ou tenues dans un historique. Entre autres, votre fichier peut être modifié par n’importe qui, à n’importe quel moment. 

Des modèles inadaptés à votre activité

Dernier argument : le fait que vous ne pouvez copier/coller des exemples de planning Excel en ligne. Ces derniers sont trop généraux, souvent sous forme d’image – vous ne pouvez pas recopier les formules utilisées. De plus, chaque activité étant spécifique, vous perdez du temps à trouver un modèle de planning Excel, au lieu de travailler un planning sur mesure à votre entreprise…

La gestion de planning sur Excel : une bonne idée… au début uniquement !

La gestion du planning sur Excel doit être faite uniquement dans le cas du lancement de son entreprise, ou si vous managez peu de collaborateurs. Dès lors que vous dépassez les 5 collaborateurs, les erreurs de saisie se multiplient. Un planning Excel est donc une bonne idée pour se lancer, car c’est une solution gratuite agile. Cependant, il n’est pas dans sa nature de réaliser des plannings sur mesure. 

Il est donc préférable de faire appel à un prestataire dédié. Vous limitez ainsi les risques de saisie et vous boostez les performances de vos équipes.

Pour comprendre comment nous pouvons vous accompagner au mieux dans la mise en place d'un process de gestion du planning optimal dans votre entreprise, nous invitons à contacter l'un de nos experts !


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