Gestion du planning sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?
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Estelle
Content manager
June 27, 2021
3 min
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La gestion du planning peut s’avérer être un véritable casse-tête. La solution privilégiée des entreprises est d’opter pour des logiciels connus de tous, tels qu’Excel. Rapide à prendre en main, ne nécessitant pas de réelles formations, c’est une solution qui semble idéale. Cependant, détourner la nature d’un logiciel le pousse dans ses retranchements. C’est notamment le cas avec un planning Excel.
La force d’Excel est sa notoriété. Intégré au Pack Office, il est utilisable sur Mac ou Windows. Il est rare de nos jours de rencontrer des personnes qui n’ont jamais travaillé sur ce logiciel. Ses avantages, pour la gestion de votre planning Excel, sont nombreux :
Le Pack Office est accessible à toute entreprise qui débute son affaire. Avec des prestations mensuelles ou annuelles, ce logiciel est intégré au Pack Office de Microsoft. Il est rapidement amorti dans le temps, dès lors que son utilisation est hebdomadaire.
Un autre grand atout de ce logiciel est bien entendu son accessibilité. Installé très rapidement sur l’ordinateur, il est relié à un système de partage Cloud. Entre autres, les informations sont partagées rapidement. Tous les pôles de l’entreprise ont accès aux informations stockées en ligne.
De plus, c’est un outil de marque, reconnu pour sa praticité et son ingéniosité. Ainsi, il est rare de devoir former les nouvelles recrues à son utilisation. La gestion de planning devient plus facile !
Une entreprise est une horloge et certains pôles, ou rouages, ont besoin de fonctionner ensemble pour la faire tourner. Le partage des informations est pris en compte, avec des droits d’accès spécifiques. Vous définissez avec précision quels membres de vos équipes ont accès à certaines informations.
C’est aussi un bon moyen pour restreindre les erreurs. Par exemple, un nouvel arrivant à un accès unique aux informations de son pôle. Il se familiarise avec les données importantes. Il ne perd pas de temps sur des données qui ne concernent pas son travail et ne risque pas de les supprimer par erreur.
Si de prime abord, utiliser une gestion de planning avec Excel semble une bonne idée, de nombreux désavantages émergent avec le temps. En effet, il n’est pas dans la nature d’Excel d’être uniquement dédié à la gestion de planning. En voici la preuve :
Il est certes possible de rendre Excel accessible et de la partager avec toutes vos équipes. Cependant, la gestion de planning devient rapidement difficile, dès lors que vos projets s’alourdissent de nombreuses données, deadlines, étapes, etc.
Avec des lignes de calcul difficiles à mettre en place, rentrer et coordonner toutes vos données sont chronophages. Sans compter que les données sont éparpillées çà et là parmi vos différents outils (ERP, CRM, SIRH, etc.), vous demandant un travail long, ardu et sans erreur possible. En conséquence, vous risquez :
Un des désavantages d’un planning Excel : l’automatisation des données. Celles-ci sont obligatoirement réalisées de manière manuscrite. En conséquente, toute modification prend du temps sur le travail des responsables RH ou des collaborateurs concernés.
Le risque est aussi les erreurs de saisie. Un collaborateur finalement disponible, se retrouve noté en rendez-vous. Une erreur qui peut coûter un contrat avec un client, un prestataire… Conséquence d’un essoufflement des équipes.
Enfin, le manque d’automatisation conserve des données obsolètes. Vous faites face à une gestion de planning avec des employés absents, en vacances, ou partis depuis bien longtemps de l’entreprise…
La gestion du planning sur Excel est impossible dès lors que vous souhaitez collaborer dessus. En effet, les fichiers envoyés par mail se perdent, se confondent… Avec en conséquence :
En toute logique, la gestion du planning sur Excel est conséquence de pertes de données importante. Les valeurs ne sont pas sécurisées ou validées. Plus risqué encore : toutes les modifications ne sont pas hiérarchisées ou tenues dans un historique. Entre autres, votre fichier peut être modifié par n’importe qui, à n’importe quel moment.
Dernier argument : le fait que vous ne pouvez copier/coller des exemples de planning Excel en ligne. Ces derniers sont trop généraux, souvent sous forme d’image – vous ne pouvez pas recopier les formules utilisées. De plus, chaque activité étant spécifique, vous perdez du temps à trouver un modèle de planning Excel, au lieu de travailler un planning sur mesure à votre entreprise…
La gestion du planning sur Excel doit être faite uniquement dans le cas du lancement de son entreprise, ou si vous managez peu de collaborateurs. Dès lors que vous dépassez les 5 collaborateurs, les erreurs de saisie se multiplient. Un planning Excel est donc une bonne idée pour se lancer, car c’est une solution gratuite agile. Cependant, il n’est pas dans sa nature de réaliser des plannings sur mesure.
Il est donc préférable de faire appel à un prestataire dédié. Vous limitez ainsi les risques de saisie et vous boostez les performances de vos équipes.
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